VIES-AEAT ¿De qué se trata y cómo te puede beneficiar?

El mundo actual nos obliga a expandir nuestras actividades más allá de las fronteras. De hecho, se considera que un negocio es exitoso en la medida en que tiene presencia en diferentes países.

Sin embargo, es importante conocer las reglas fiscales aplicables en estas transacciones para evitar problemas a futuro. Particularmente, cuando se trata de intercambio comercial entre empresas de países miembros de la Unión Europea, resulta conveniente tener en cuenta algunas ventajas sobre este aspecto.

VIES-AEAT

¿Qué es el Censo VIES de la AEAT?

Una de las primeras inquietudes que se te pueden presentar al querer iniciar operaciones fuera de España, es el tratamiento intracomunitario de ciertos impuestos aplicables a transacciones comunes, un ejemplo claro de esto es el IVA. En este punto, es probable que te encuentres interesado en saber todo sobre el censo VIES, cómo incorporar tu empresa en él y qué implicaciones tiene para tu actividad.

Pues bien, el VIES o el sistema de intercambio de información sobre el IVA, no es más que un buscador, mediante el cual podrás consultar si la otra parte involucrada en una transacción de compra venta de bienes o prestación de servicios gravadas con IVA, se encuentra validada para operar a nivel intracomunitario.

Esta base de datos, gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT), te permitirá tener certeza de la situación de tu cliente o proveedor y así emitir o recibir una factura intracomunitaria en la que no se cargará el monto correspondiente al IVA.

El IVA en la Unión Europea

Para comprender mejor lo anterior, es oportuno hacer algunas consideraciones sobre el IVA. Así encontramos que, en el normal desarrollo de las actividades comerciales de cualquier empresa o autónomo, al momento de facturar, se deberá reflejar el monto correspondiente al Impuesto al Valor Añadido (IVA). En este sentido, estamos frente a un impuesto indirecto que grava el consumo, específicamente de bienes y servicios.

Ahora bien, en operaciones realizadas en territorio español, las empresas pueden deducir el IVA pagado a sus proveedores, ingresando la diferencia con lo cobrado a sus clientes por este concepto. Esto convierte a esas empresas en contribuyentes del IVA, pero sin soportar su gasto, debiendo solo liquidar el resultado de sus operaciones.

Sin embargo, cada estado regula este impuesto de manera diferente, es decir, cada país tiene su porcentaje establecido, sus hechos imponibles, entre otros aspectos que pueden variar mucho. Por tanto, se ha buscado unificar el tratamiento del IVA en las diversas operaciones llevadas a cabo entre países miembros de la Unión.

Así, para acceder a determinadas ventajas o facilitar la facturación, es que se ha determinado llevar un registro de los distintos operadores intracomunitarios y validarlos como tal a través de un número identificador, a través del VIES.

¿Cómo incluir una empresa en el censo VIES?

Como ya lo señaláramos, la AEAT es la responsable de gestionar el VIES y una empresa o autónomo ingresará en esta base de datos una vez se registre como operador intracomunitario. Para proceder a este registro, debe tratarse de empresas o autónomos cuyas actividades comerciales impliquen desarrollar operaciones a nivel intracomunitario.

De igual forma, deberás tramitar esta alta mediante solicitud dirigida a la AEAT (Modelo 036), seleccionando la casilla 582 e indicando la fecha estimada para la emisión de la primera factura intracomunitaria. Una vez se realice el proceso de verificación correspondiente por parte de la autoridad, ésta emitirá el NIF-IVA Intracomunitario, e incluirá tu empresa en el VIES.

El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

De lo anterior, se evidencia entonces que el primer paso que debes dar para que tu empresa se encuentre en el VIES como válida para operar en la Unión Europea, es darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Con este registro se le asigna a la empresa un número de identificación fiscal conocido como NIF-IVA. De este modo, se estará autorizado por Hacienda para comerciar bajo el régimen del IVA intracomunitario.

Una vez cuentes con este identificador, al realizar operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, entre sujetos de diferentes países de la Unión Europea, podrás emitir y recibir facturas intracomunitarias sin cargar el IVA. No obstante, vale aclarar que las partes que intervienen en la operación (cliente y proveedor) deben encontrarse debidamente registrados y contar con su NIF-IVA válido. En caso contrario, deberás emitir las facturas con el IVA español y la empresa que la recibe deberá pagarlo, sin poder deducir este pago en su propio país.

Por tanto, es fundamental que consultes si el número de NIF-IVA que te haya proporcionado tu proveedor o cliente se encuentra registrado como válido en el VIES. Esta consulta la podrás efectuar bien sea en la página web de la Unión Europea o, a través de la página web de la Agencia Tributaria.

Asimismo, debemos señalar que la información emitida por el VIES, solo se limita a indicar si el operador tiene un NIF-IVA válido para operar, por lo que no podrás acceder a otro tipo de información sobre la empresa o autónomo del que se trate.

Comprar una empresa incluida en el censo VIES

Con todo lo antes explicado, es necesario aclarar una de las dudas más frecuentes que recibimos. ¿Es posible comprar una sociedad preconstituida, que ya se encuentre incluida en VIES como válida para operar intracomunitariamente? La respuesta es que no.

Esto se debe a que nuestras sociedades, si bien se encuentra listas para entrar en operaciones, se encuentran inactivas, lo que le garantiza una sociedad libre de deudas. Sin embargo, esto implica que no reúnen las condiciones requeridas por la AEAT para autorizarlas como operadores intracomunitarios. Es decir, contar con una fecha estimada para la emisión/recepción de facturas o demostrar que realizará estas operaciones intracomunitarias.

Por otro lado, al darse la compra de una sociedad y los respectivos cambios estatutarios, debe iniciarse nuevamente el proceso de solicitud ante la AEAT, ya que la administración revocará el anterior NIF-IVA Intracomunitario.

Pese a estas circunstancias, una vez se tramite la compra de la sociedad, contamos con un excelente equipo que podrá asesorarte en el proceso de registro e inclusión en el VIES de tu nueva empresa. De esta manera, te asegurarás de contar con todas las garantías de tu inversión y podrás llevar tus operaciones comerciales a otro nivel.