¿Cómo debe ser el tratamiento de las Sociedades inactivas frente a hacienda?

Muchas pueden ser las razones para que los socios de una empresa decidan cesar sus actividades, pero sin llegar a disolverla. Durante este tiempo en pausa, algunos buscan la mejor manera de reactivar sus operaciones, mientras otros simplemente dejan en el olvido ese proyecto, pero sin tener en cuenta que a pesar de la inactividad de la sociedad aún deben cumplir obligaciones, especialmente ante Hacienda.

Conozcamos cuál es la situación actual de estas sociedades ante la autoridad tributaria.

empresas inactivas y obligaciones

Obligaciones de una sociedad inactiva ante hacienda

Lo primero que debemos recordar es que, a pesar de encontrarse en inactividad, una sociedad mercantil debe efectuar la declaración del Impuesto sobre Sociedades. Esto es así, porque aún son entes que gozan de una personalidad jurídica propia y no se ha procedido a su disolución formal.

Por lo anterior, el Impuesto sobre Sociedades deberá ser presentado con la particularidad que, al momento de realizar la declaración de este impuesto, se deberá seleccionar la opción de empresa inactiva. De este modo, queda habilitada la opción para rellenar la información correspondiente al balance, mientras que los datos relativos a las Pérdidas y Ganancias no podrán completarse.

Es de destacar que, desde el punto de vista de las obligaciones frente hacienda, siempre que la sociedad cumpliera con esta obligación, no habría cabida a sanciones tributarias.

Por su parte, el no cumplir con el depósito de las cuentas anuales generaba el cierre del registro mercantil.

Situación actual de las sociedades inactivas ante hacienda

En los últimos años, se ha evidenciado con más contundencia que existen un gran número de empresas inactivas, de las que hacienda no ha tenido ninguna noticia después de su cese, pues no han cumplido con su obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades. Aunado a esto, hasta hace poco, estas empresas que si bien en apariencia no estaban ejerciendo actividad alguna, mantenían un NIF válido, lo que había permitido a sus administradores seguir actuando a través de la empresa.

Ahora bien, con el objetivo de sanear los registros, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de Medidas de Prevención y Lucha Contra el Fraude Fiscal, introdujo algunas novedades.

Sobre las sociedades inactivas, destaca la modificación del régimen de revocación del NIF, medida con la cual estas entidades inactivas no podrán realizar inscripciones en ningún registro público, tampoco otorgar escrituras ante Notario. La única excepción permitida, serán los trámites conducentes a la reactivación de actividades o disolución de la empresa.

Colaboración entre administraciones

En este sentido, se les solicita a los notarios y registradores notificar a hacienda cualquier intento de inscripción, que los administradores de estas sociedades inactivas, pretendan realizar. En este orden de ideas, en caso de que estas sociedades inactivas hagan intentos por efectuar alguna acción sin cumplir su obligación de rendir cuentas ante Hacienda, el Consejo General del Notariado está igualmente obligado a suministrarle a la Agencia Tributaria la identificación de la entidad.

Con esto, se procederá a revocar su NIF y darle de baja en el Impuesto de las Actividades Económicas.

Así las cosas, tanto los notarios como los registradores, deben comprobar en la base de datos de Hacienda los NIF de las sociedades e informar de las tentativas de negocio con NIF no vigentes o sociedades que no han presentado sus respectivas obligaciones fiscales.

Con estas medidas la Administración Tributaria podrá identificar las entidades con NIF revocado que pretendan otorgar documentos públicos, con lo que se procura mejorar el control de estas entidades y evitar posible fraude fiscal.

¿Cómo evitar la revocación del NIF y otras sanciones?

Como ya lo hemos mencionado, los administradores y socios de muchas de las empresas inactivas, se han olvidado que cumplir con sus obligaciones tributarias. Así, han empujado a la Administración a tomar medidas, ya que existen un gran número de sociedades españolas que hace años no presentan el Impuesto sobre Sociedades ni su balance anual de cuentas; no obstante, conservan su NIF y actúan en el mercado.

De manera que, la forma más sencilla de evitarse estos dolores de cabeza, si deseas mantener tu sociedad inactiva, es seguir las reglas que Hacienda establece para estos casos.

El primer paso entonces, es informar a la Administración que se cesará en el  ejercicio de actividades comerciales a través de esa entidad, recuerda que esto puede ser hasta por el período de un año. Asimismo,  ten en cuenta que aun inactiva la sociedad, debes presentar el Impuesto sobre Sociedades y declarar las cuentas anuales.

En caso de que tu empresa ya se encuentre en esta situación y no desees perder tu NIF, debes regularizar tu situación con la Agencia Tributaria. Esto implicará efectuar los pagos de las sanciones a las que haya lugar impuestas por la Administración. Las mismas, toman en cuentan cada año que la entidad no ha presentado el Impuesto sobre Sociedades y sus cuentas.

Sanciones aplicables a las sociedades inactivas que no rindan cuentas a Hacienda

Es importante que conozcas las consecuencias de mantener una sociedad inactiva y no presentar el Impuesto sobre Sociedades o informar de las cuentas anuales.

De este modo, encontramos que existe una multa cuya cuantía es de 200 euros por cada año sin presentar cuentas a la Administración Tributaria, siempre que no se hayan generado ingresos. Pero, si en algún año la declaración arroja que se durante un año se debía pagar algún impuesto, la cuantía del abono será de mínimo el 50% de la cantidad dejada a ingresar más intereses.