¿Quieres verificar el VIES-AEAT? Te explicamos cómo hacerlo

Al iniciar una empresa siempre se piensa en un plan de expansión, por lo que representa un gran logro extender operaciones más allá de nuestras fronteras. No obstante, para que esto sea un éxito es necesario conocer el tratamiento fiscal que los diferentes estados miembros de la unión le dan a nuestra actividad empresarial. Uno de los primeros pasos que debemos realizar es el registro VIES. Conozcamos de qué se trata y cómo verificarlo.

¿Qué es el VIES de la AEAT?

Ya hemos tratado este tema antes, no obstante consideramos importante tener claro de qué se trata este registro para entrar en el tema. Así, debemos recordar que el VIES o sistema de intercambio de información sobre el IVA, es un buscador, que en el caso de España es gestionado por la Agencia Tributaria (AEAT). El mismo nos permite consultar durante una transacción realizada en otro país de la Unión Europea, si la otra parte de la operación de compra venta de bienes o servicios gravadas con IVA, está validada para operar a nivel intracomunitario.

Con la información contenida en esta base de datos, podrás saber con certeza si tu cliente o proveedor, está habilitado. Lo anterior te permitirá emitir o recibir una factura intracomunitaria sin que se cargue el IVA.

El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Ahora bien, para que una empresa se encuentre en el VIES y por tanto pueda operar en la Unión Europea, debe darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Realizado este paso, la empresa será signada con un número de identificación fiscal, es decir el NIF-IVA intracomunitario.

De esta manera, cuando tu empresa lleve a cabo operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, en la Unión Europea, podrás emitir y recibir facturas intracomunitarias sin cargar el IVA, siempre haciendo uso del NIF-IVA.

Comprobar el VIES

En este punto vale destacar que, todas las partes que realizan la operación, o sea el cliente y el proveedor, deben tener sus respectivos registros y su NIF-IVA válido. De no poseerlo alguna de las partes, las facturas se deberán emitir con el IVA español. Esto implica que la empresa que recibe la factura deberá pagar este impuesto, sin poder deducir el pago en su país.

De lo antes explicado, deriva la importancia de efectuar las consultas pertinentes del número de NIF-IVA que te ha proporcionado tu proveedor o cliente. En esta comprobación, el número debe encontrarse registrado como válido en el VIES.

¿Cómo realizar la consulta del VIES?

Esta consulta, podrás hacerla a través de la página web de la Unión Europea o para el caso específico de empresas españolas, a través de la página web de la Agencia Tributaria.

Comprobación VIES -Comisión Europea

Si elegimos consultar el VIES por la página de la Unión Europea, podremos hacer la búsqueda de empresas de cualquier país de la Unión.

En cuanto a los pasos a seguir, el proceso de consulta es muy sencillo. Para iniciar, podremos verificar la validez de un número de NIF-IVA, seleccionando el país de origen de la empresa en el menú que nos presenta la página. De seguidas, deberemos introducir el número que nos ha informado nuestro cliente o proveedor.

El resultado que debería arrojar este buscador, es si la empresa o autónomo con quien realizamos transacción puede operar a nivel intracomunitario. De no aparecer, no podrán aplicarse las reglas del IVA intracomunitario que hemos destacado.

Comprobación del VIES a través de la Agencia Tributaria

Como ya lo señaláramos, por esta vía solo se consultan sociedades de España. Este buscador únicamente informa si el NIF-IVA es o no válido para la operación. Es importante indicar, que para esta consulta no se requiere una firma electrónica o clave pin.

La empresa o autónomo no aparece en el VIES

Puede ocurrir, que después de realizada la búsqueda la empresa o autónomo con el que estamos realizando la operación,  no aparece registrado con un número de NIF-IVA intracomunitario válido.

A primera vista, esto sería suficiente para facturar, cargando el monto correspondiente al IVA español. No obstante, si la otra parte asegura encontrarse registrado, ésta puede solicitar a la agencia tributaria de su país, la confirmación correspondiente. La mayoría de estos casos ocurren cuando la empresa o autónomo se encuentra obligado a efectuar otros registros o pasos adicionales en su país de origen para ser autorizado a operar dentro de la Unión Europea.

Esto se debe a que cada estado miembro decide la manera de estructurar sus procedimientos.

Solicitud de información adicional

Si te encuentras muy necesitado de verificar la información suministrada por tu cliente o proveedor, la mejor manera de comprobar (si no encuentras información en el VIES) es dirigiéndote a la administración nacional de la otra parte.

Esta es la forma de saber si, el número de IVA es válido o no y su asociación a un nombre y dirección. Aunque es oportuno indicar que la forma de realizar este contacto variará de país en país. Lo que sí podemos adelantar, es que algunos países poseen excelentes sistemas online, pero otros el contacto será por teléfono o correo.

Comprar una empresa con NIF-IVA

Sobre este particular, es probable que surja la duda, ¿es posible comprar una sociedad incluida en VIES para operar intracomunitariamente? Pues sencillamente no. Recordemos que al darse la compra de una sociedad, se deben realizar los cambios estatutarios. Con estos cambios, deberás iniciar el proceso de solicitud ante la AEAT, ya que el NIF-IVA anterior será revocado por la administración.

Sin embargo, nuestro equipo está más que calificado para brindarte toda la asesoría que necesites para obtener tu NIF-IVA intracomunitario. Las operaciones dentro de la Unión Europea no son imposibles, sólo debes dar el primer paso y asegurarte de que tus clientes y proveedores también cuentan con su registro válido.