¿Conoces las obligaciones de las sociedades inactivas?

En la actividad comercial, pueden darse múltiples eventos que obliguen a una empresa a cerrar sus puertas. Sin embargo, esto no implica en todos los casos que se recurra a su liquidación. Por el contrario, los socios y administradores deciden darles una pausa a las actividades de la sociedad, lo que se conoce con el nombre de sociedades inactivas.

Conozcamos si esta condición de inactividad deja a estas sociedades libre de obligaciones o no.empresa incactiva

¿En qué consiste una sociedad inactiva?

Lo primero que se debe dejar claro es qué es una sociedad inactiva. De esta manera, podremos tener una mejor idea de las consecuencias de tal estado. Así pues, tenemos que sociedad inactiva es aquella que ha cesado en sus operaciones, es decir, no tiene actividad y por tanto no genera ingresos. Como se puede intuir, una empresa en esta situación mantiene sus gastos al mínimo.

Las razones para dejar de ejercer su actividad pueden ser muy diversas, y se acude a este mecanismo con la intención de poder reactivarla después de un tiempo. Esta es la mejor manera para evitar incurrir en gastos generados por la liquidación de la empresa, así como  los posibles gastos en caso de tener que crear una nueva sociedad si se decide reanudar actividades.

Obligaciones de una sociedad inactiva

Lejos de lo que se pueda pensar en un primer momento, mantener una sociedad inactiva no la libera del cumplimiento de ciertas obligaciones. En este sentido, tanto sus administradores como socios deben evaluar si realmente vale la pena hacer esta pausa, o si en definitiva la mejor alternativa es liquidar la empresa.

Dicho lo anterior, una de las primeras obligaciones que tiene una sociedad inactiva es declarar tal condición a la administración tributaria. Esto, teniendo en consideración que deben mantenerse otras obligaciones ante la Seguridad Social, el Registro Mercantil y terceros.

Obligaciones Tributarias

Como ya adelantáramos, lo primero será comunicar AEAT que la sociedad pasará a estar inactiva. Esto se puede efectuar mediante una modificación en la declaración censal. Asimismo, se debe comunicar una fecha cierta a partir de la cual esta inactividad dará comienzo.

Impuesto al Valor Añadido

Como consecuencia de esta comunicación de inactividad, la sociedad no tendrá que realizar las declaraciones mensuales, trimestrales ni anuales por el IVA. Sin embargo, si la fecha de cese de actividades que se ha indicado es a mitad de un trimestre, se deberá cumplir con las obligaciones tributarias pertenecientes a dicho período.

Por su parte, la empresa no podrá emitir facturas, pero en caso de tener que pagar alguna, no le será posible realizar deducciones por concepto de IVA, ni la deducción de ningún gasto. Pero vale señalar que la sociedad inactiva se encuentra  obligada a retener el IVA, por los servicios recibidos de los profesionales, tales como asesores, Registro Mercantil, abogados, entre otros. Por tanto, debe liquidar e ingresar estas retenciones, lo que significa que la obligación de efectuar retenciones sigue vigente para las sociedades inactivas.

Impuesto sobre Sociedades

Este impuesto deberá ser presentado, con independencia del cese de actividades, pues toda empresa que exista está obligada a su presentación. Pues en este punto, recordemos que la sociedad se encuentra en pausa pero aún persiste. No obstante, al momento de realizar la declaración de este impuesto, se deberá seleccionar la opción de empresa inactiva. Con esta selección, queda habilitada la opción de rellenar el balance, sin que se puedan completar datos relativos a las Pérdidas y Ganancias.

Obligaciones ante la Seguridad Social

Otro organismo al que debemos prestar atención en caso de declarar la inactividad de una sociedad, es la Seguridad Social. En este orden de ideas, si tu empresa tenía trabajadores debes darlos de baja ante Seguridad social. Esto además implica, el cumplimiento de las obligaciones laborales y Convenios colectivos, entre otra normativa aplicable.

En el caso de los administradores de la sociedad, si éstos no realiza otra actividad económica, puede solicitar su baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Por su parte, deberá verificarse que no existan deudas con la Seguridad Social. En caso contrario, debes saber que la gestión de cobro de deudas de la Seguridad Social seguirá adelante, aunque la empresa haya cesado operaciones, y esto puede derivar en una responsabilidad de los administradores.

Obligaciones ante el Registro Mercantil

Aunque la sociedad se encuentre inactiva, es importante resaltar que se mantienen sus obligaciones contables y mercantiles. Esto se traduce en que se deberá llevar la contabilidad, se deben formular las cuentas anuales y legalizar los libros contables obligatorios en las condiciones y plazos señalados en el Código de Comercio y Ley de Sociedades de Capital. Asimismo, se deberá proceder al depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Cuánto puede permanecer una sociedad inactiva?

Este es un punto sumamente relevante, pues no se puede mantener inactiva una sociedad por tiempo indefinido. Así pues, encontramos que una sociedad puede mantener su estado de inactiva máximo un año, contado a partir de la comunicación del cese de actividad.

Pasado ese año, sin que se haya reactivado la sociedad, la misma deberá disolverse. Para ello, el o los administradores, en un plazo de 2 meses, deben convocar una Junta General, para realizar un balance de liquidación de la sociedad inactiva. De no cumplirse con esto, el administrador responderá de las deudas de la sociedad, en caso de que existan.

¿Es difícil reactivar una sociedad inactiva?

Así como fue de sencillo comunicar la inactividad de la sociedad, podemos afirmar que El proceso para su reactivación es igual de sencillo. Aunque debemos destacar que esta aparente sencillez va a depender de que se hayan cumplido o no con todas las obligaciones antes mencionadas mientras estuvo inactiva. Teniendo esto claro, bastará con comunicar la reactivación de la sociedad a la AEAT.